Rejestry, ewidencje oraz wykazy w Sądzie Rejonowym w Pabianicach prowadzone są w oparciu o zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12.12.2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS. 03.5.22). Archiwum Zakładowe działa w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 05.03.2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz.U Nr 46 poz. 443) i zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30.12.1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. Urz. MS. Nr 8 poz. 55).

Postępowanie z dokumentacją i materiałami archiwalnymi regulują także przepisy rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Przepisy tegoż rozporządzenia nakładają na sądy obowiązek  wprowadzenia i stosowania instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt.  Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych z dnia 5 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 46, poz. 443) akta spraw sądowych dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B. Akta kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Akta kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu. W Sądzie Rejonowym w Pabianicach prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

• repertoria,
• wykazy,
• kartoteki,
• zbiory wokand,
• księgi pomocnicze.

Urządzenia te służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

Sposób i zasady udostępniania danych
Dane zawarte w urządzeniach ewidencyjnych udostępniane są uczestnikom postępowania oraz na żądanie uprawnionych osób.
Dostęp do akt spraw, w tym archiwalnych, uregulowany jest w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego, Kodeksu postępowania karnego oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych, ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r., Nr 124, poz. 1361 z późn. zm.), ustawy o ochronie informacji niejawnych z dnia 22 stycznia 1999r. (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.).
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 z późn. zm.) możliwe jest korzystanie z materiałów archiwalnych, których okres od wytworzenia nie przekroczył jeszcze 30 lat, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Takie udostępnienie nie może naruszać także przepisów o ochronie informacji niejawnej.

Na podstawie ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r., Nr 124, poz. 1361 z późn. zm.) akta księgi wieczystej może przeglądać jedynie osoba mająca interes prawny oraz notariusz w obecności pracownika  Sądu. 

Zasady rejestracji i przydziału spraw 

Każdy wydział posługuje się właściwymi dla danego wydziału księgami, w których rejestrowane są poszczególne sprawy. Przypisana do wydziału rzymska cyfra (np. I, II, III) wraz z oznaczeniem księgi (np. C, K), w której zapisano numer wpływu konkretnej sprawy w danym roku, to sygnatura akt sprawy (np. I C 123/07, II K 234/07).

I Wydział Cywilny
W I Wydziale Cywilnym prowadzone są skorowidze alfabetyczno-numerowe, wykazy, kontrolki, zbiory wokand oraz repertoria: C, Ns, Nc, Co.

Wszystkie rodzaje spraw rejestrowane są w odpowiednim repertorium według kolejności wpływu. Przydziału spraw poszczególnym sędziom referentom dokonuje Przewodniczący Wydziału z uwzględnieniem równomiernego obciążenia sędziów co do ilości spraw i ich charakteru.

II Wydział Karny
W II Wydziale Karnym prowadzone są skorowidze alfabetyczno- numerowe, wykazy, zbiory wokand, księgi pomocnicze oraz nastepujące repertoria i wykazy: K, Ko, Kp, Ks, Wo, Wog, Wab, Wp, Poz. Ks. nal., Du.
Sprawy podlegające rejestracji w repertoriach K i Ks są rejestrowane codziennie w sposób alfabetyczny według nazwiska pierwszego oskarżonego w każdej sprawie. Rejestracja i nadawanie numerów tych spraw prowadzona jest zgodnie z obowiązującym w tym zakresie art. 351 Kodeksu postępowania karnego i wydanym na jego podstawie Rozporządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003r. w sprawie określania szczegółowych zasad wyznaczania i losowania składu orzekającego (Dz. U. Nr 107, poz. 1007).
Przewodniczący Wydziału przydziela sprawy do rozpoznania sędziom referentom według kolejnych numerów sygnatur akt i w porządku alfabetycznym - według listy sędziów orzekających w wydziale. Odstępstwa od tej zasady zgodnie z art. 351 Kodeksu postępowania karnego wymagają zarządzenia Przewodniczącego Wydziału, które musi wskazywać przyczynę przydzielenia sprawy z pominięciem wskazanej kolejności.
Sprawy podlegające rejestracji w innych repertoriach i wykazach są rejestrowane według dziennego wpływu i zostają przydzielane do rozpoznania sędziom w zależności od obciążenia poszczególnymi sprawami, ewentualnie sędziom pełniącym dyżury (na przykład w sprawach w przedmiocie zastosowania tymczasowego aresztowania).

III Wydział Rodzinny i Nieletnich
W III Wydziale Rodzinnym i Nieletnich prowadzone są skorowidze alfabetyczno-numerowe, wykazy, zbiory wokand, księgi pomocnicze oraz następujące repertoria: RC, RCo, RCps, RNs, Nsm, Npw, Now, Nk, Nmo. Sprawy podlegające rejestracji w repertoriach RC, RCo, RCps, RNs, Nsm i Nmo są prowadzone według kolejności wpływu pism inicjujących postępowanie. Przydziału spraw poszczególnym sędziom referentom dokonuje Przewodnicząca Wydziału z uwzględnieniem równomiernego obciążenia sędziów.

IV Wydział Pracy
W IV Wydziale Pracy prowadzone są skorowidze alfabetyczno-numerowe, wykazy, zbiory wokand, księgi pomocnicze oraz następujące repertoria: P, Pm, Np, Po. Sprawy podlegające rejestracji w repertoriach P, Pm, Po, Np są rejestrowane według kolejności wpływu pism inicjujących postępowanie. Z uwagi na jednoosobową obsadę sędziowską nie dokonuje się przydziału spraw innym sędziom.

V Wydział Ksiąg Wieczystych
V Wydział Ksiąg Wieczystych prowadzi księgi wieczyste dla nieruchomości położonych na terenie miast: Konstantynów Łódzki, Pabianice i Rzgów oraz gmin: Dłutów, Ksawerów, Pabianice i Rzgów. Wszystkie księgi prowadzone są w systemie informatycznym. Przeglądanie ich treści oraz uzyskiwanie z nich odpisów możliwe jest w każdej Ekspozyturze Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych tzn. w każdym wydziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego, pracującego w systemie informatycznym. Wnioski o wpis rejestrowane są bezzwłocznie. Wzmianki o nich nanoszą się automatycznie w odpowiednich działach księgi w momencie rejestracji i są wykreślane w chwil dokonania wpisu. Przyjmowaniem wniosków zajmuje się sekretariat. Pracownicy sekretariatu udzielają podstawowych informacji o wysokości należnych opłat sądowych, potrzebnych dokumentach, a także o zapadłych rozstrzygnięciach, to jest o dokonaniu wpisu bądź oddaleniu wniosku. W gablocie przed sekretariatem wystawiono wzory typowych wniosków.
Akta ksiąg przechowywane są w archiwum, znajdującym się w budynku sądu. W archiwum tym znajdują się również zbiory dokumentów oraz repertoria hipoteczne. Przeglądanie tej dokumentacji możliwe jest wyłącznie na miejscu w obecności pracownika sądu tylko przez uprawnione osoby.
W wydziale prowadzone są następujące urządzenia ewidencyjne: repertorium ksiąg wieczystych (Rep. Kw), dziennik ksiąg wieczystych (Dz. Kw), dziennik odpisów (Dz. Odp), dziennik korespondencji ogólnej (Dz. Ko), repertorium zbioru dokumentów (Rep. Zd) dziennik zbioru dokumentów (Dz. Zd) oraz repertorium archiwum (Rep. Ar).